どんな取り組みにも課題は付きもの！地域活動の実践者に聞く、ノウハウコラムです。
試行錯誤を重ねて、自分たちなりの答えを築いてきた一歩先ゆく団体の取り組みにはヒントがたくさん。
これを読めば、みなさんの活動にヒントと勇気が湧いてくるかも！

新型コロナウイルスの流行により、様々なイベントが延期・中止になっています。イベントを準備している中で、このような感染症の流行、食中毒の蔓延、災害の発生、講師や主催者を巻き込む事故など想定外のトラブルが発生したとき、どのように対応すればよいのでしょうか？

 
一口に想定外のトラブルと言っても、講師や主催者が巻き込まれた事故のように、代役や代案を立てればイベントを予定通り実施できる解決の見通しが立ちやすいものもあれば、現在流行している新型コロナウイルスのように、いつ収束するのかわからず、解決の見通しが立ちにくいトラブルもあります。トラブルの性質によって、実施の可能性を見極めましょう。

実施・延期・中止の判断を下す日は、開催日から準備にかかる期間を逆算して決めましょう。できるだけ長くトラブルの解決を待てるように、準備期間を削減することが大切です。そのために、イベント規模の縮小や業者に発注する予定だったものを内部で作成するなどの工夫をしましょう。例えば、業者に作成を依頼する予定だった広報物を内部で作成すれば、発注～デザイン決定までにかかる時間を削減することができます。

検討の結果、延期もしくは中止という判断になった場合は、イベントの規模にもよりますが可能な限り早く、遅くとも開催日の1～2週間前には延期・中止の広報ができるように準備することをおすすめします。下記を参考に準備を進めましょう。

延期する場合

延期をすれば実施が見込める場合は、講師やゲストとの日程調整や会場の予約変更等を行い、予算を見直す必要があります。費用が増えるなら、どのようにしてその費用を賄うのかを検討。日程や会場が決まったら、まずは申込者や関係者へ連絡、次に広報物の差替えをしましょう。

中止する場合

延期しても収束の見通しが立たない場合は、講師や会場、広報物等の予約を全て取り消す必要があります。キャンセル料等を含めた費用をどのように賄うのか検討すること。参加費を既に徴収しているなら返金方法も考えなければなりません。準備が整ったら、まずは申込者や関係者に連絡、その後中止の広報をしましょう。

【Q1】 イベントが延期・中止に！貼ったポスターはどうすればいい？

【A1】 貼ったポスターは撤去せずに、イベントの延期や中止を知らせる紙を上から貼りましょう。返金方法などの情報や問い合わせ先が書いてあると丁寧です。

【Q2】 補助金を使ったイベントが中止になりました…。

【A2】 それまでにかかった費用がどの程度まで補助されるかは、その補助金の規定により様々です。交付元の企業や団体に問い合わせましょう。

トラブルによるイベントの延期と中止は、らこって2020年5月号でご紹介しています。