コライト

日付:2020年04月17日
事務局支援 NPO法人市民協働ネットワーク長岡

新型コロナウイルスに伴うNPO法人等の総会開催方法について

現在、新型コロナウイルス感染症が拡大している中、NPO法人及び自治会・町内会等(以下、「自治会」という)における総会等の開催について、皆さまから多くのお問い合わせをいただいております。

総会開催については、各団体組織(法人格の有無)により、規定が違います。

また、団体の定款及び規則・会則に定められた要件に違いがありますので、今一度ご確認ください。
NPO法人の総会方法について下記の通りご案内いたします。
様式がダウンロード出来ます。各団体に合わせて作り変えてご使用ください。

 

【NPO法人の総会開催について】

NPO法人は、毎年1回必ず社員総会を開催することが義務づけられていますので、社員総会の開催を省略することはできません。開催にあたり、自団体の定款を用意し、「総会」の項目をご確認ください。

◎定款の確認方法

各法人の定款をご用意ください。
★定款の見方

 

 

■総会の開催パターン■

①少人数開催とWEB開催を組み合わせての開催

少人数開催とWEB開催を組み合わせる方法が一番有効でおススメの方法です。
少人数開催②で紹介していますが、理事長、議長、議事録署名人2人、議事録作成者=事務担当者が会場に集まり、その他の社員(正会員)はWEBツール(ZoomやSkype、LINEでのテレビ会議)を導入し、会議開催時に双方向での意見のやり取りができるようにする。会員から意見が聞きたい、参加して議論をしたいなどという場合は有効だと考えます。また、参加者はスマートフォンがあれば参加できるので難しそうに思えますが意外と簡単に参加できます。

 

②少人数による開催

最低人数3〜5人のみ会議会場に出席し、(理事長、議長、議事録署名人2人、議事録作成者=事務担当者 ※理事長と議長を兼ねることができる)そのほかの正会員は書面表決又は委任状で出席をおすすめする。(定款に定めている定数以上必ず集める)総会内で書面表決者の意見報告を行う。(役員の任期満了時期は注意が必要※1)議事録は通常通り作成し、会員に報告を行う。なお、書面表決及び委任状が定款の【総会 議決権等】の条項に「電磁的方法をもって・・・」の一文があればメールでの表決も可能なため、比較的出席及び意見が集めやすいが、出席したいという会員に委任状などを強要することはできないため注意が必要。
※1役員の選任の決議について、役員が出席しなかった場合、議事録で役員の同意が確認できないと法務局で受理されない場合があります。また、2年に一度役員の改選があり、総会での選出と理事の互選会が必要です。最終的には法務局判断となりますので役員変更登記につきましては法務局にお問い合わせください。

 

③WEBによる開催 

社員が実際に集まらずとも、様々な新たなIT・ネットワーク技術を活用することによって、実際上の会議と同等の環境が整備されるのであれば、社員総会を開催したものと認められます。その場合、役員のみならず、社員も発言したいときは自由に発言できるようなマイクが準備され、その発言を他者や他の会場にも即時に伝えることができるような情報伝達の双方向性、即時性のある設備・環境が整っていることが必要です。 ZoomやLINE電話がおススメですが、人数が多い場合繋がらないなど管理が難しくなるので少人数の団体には有効です。理事会でやってみるのもいいと思います。

(出典:「解説特定非営利活動法人制度(平成25年5月)」P51~52)

(内閣府HP:https://www.npo-homepage.go.jp/news/coronavirus/coronavirus-qa

 

④書面表決によるみなし総会の開催

法律上(NPO法14条9)では、団体の定款で書面表決を定めていれば、集まらなくても開催は可能です。ただし、正会員(社員)全員の同意が必要となり、正会員数が多い場合は、難しい場合があり、事務方が大変になります。
参考:NPO会計道 「NPO法人とみなし総会」詳しくはWEBサイトをご覧ください。
https://blog.canpan.info/waki/archive/704

NPO法14条9
第十四条の九 理事又は社員が社員総会の目的である事項について提案をした場合において、当該提案につき社員の全員が書面又は電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものとして内閣府令で定めるものをいう。)により同意の意思表示をしたときは、当該提案を可決する旨の社員総会の決議があったものとみなす。

 

■様式のダウンロード■
★案内依頼文(一般)

★案内依頼文(WEB会議用)

★WEB出席票総会書面表決委任状ひな形2020

★総会書面表決委任状ひな形2020(出席票無)

★出席票総会書面表決委任状ひな形(平常時用)

★議案の説明書

 

■WEB会議Zoomとスカイプの違い■
https://zoomy.info/manuals/what_is_zoom/

※①~④の方法がいずれも難しい、定款の変更をしていない団体さんは

ながおか市民協働センター(担当:太田)まで直接ご連絡ください。

 

【報告書の提出が間に合わない場合は】

報告書の所轄庁への提出が間に合わない場合は、所轄庁にご相談ください。
長岡市市民協働課(0258-39-2291)

 

【複数の方が集まって開催する際のお願い】

感染拡大を防止する対策へのご配慮をお願いいたします。

①入口で参加者の体調チェックを実施する。

②体調が悪い方、または基礎疾患をお持ちの方は、参加についてあらためてご検討いただき、咳のみの場合にはなるべくマスクの着用をしていただく。

③マスクを着用する、ティッシュ・ハンカチなどで口や鼻を覆うなどの咳エチケットを徹底する。

④会場の入口に手指消毒剤を設置する。

⑤密閉空間が続かないよう、こまめに換気を行う。

その他ご不明な点は、ながおか市民協働センター(0258-39-2020)までお問い合わせください。
なお、現在臨時休館中のため平日9:00~17:00までとなります。

 

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